Mais do que nunca, a tecnologia se tornou peça fundamental para o ganho de eficiência e produtividade dentro das empresas. Independentemente do segmento, otimizar processos de TI tem sido importante estratégia para garantir processos mais dinâmicos e resultados consistentes.
A tecnologia sempre esteve presente dentro da área de TI, sendo item central dentro das operações. O avanço dessas ferramentas permitiu criar estruturas complexas e que atendessem demandas maiores. Assim, empresas podem expandir seus negócios de forma segura e confiável. Além de um investimento, o uso de tecnologias para otimizar processos vem como grande aliado da inovação.
À medida que o mercado evolui e traz novas tecnologias, os times de TI precisam acompanhar as mudanças a fim de atender demandas cada vez mais exigentes.
Neste conteúdo, vamos te mostrar 5 dicas essenciais para otimizar processos de TI na sua empresa. Assim você vai conseguir estruturar a rotina da equipe e usar a tecnologia a favor da eficiência dos negócios. Leia mais!
O que fazer para otimizar processos de TI?
É importante que os objetivos do setor de TI estejam alinhados com os projetos de médio e longo prazos da empresa. Para isso, é necessário que exista um planejamento eficaz por parte dos gestores.
As soluções para otimizar processos de TI precisam ser escalonáveis a fim de acompanhar a evolução do negócio. Para o investimento ter sucesso, as tecnologias adotadas precisam estar alinhadas com a realidade da empresa. Ou seja, deve fazer sentido para o seu tipo de operação e não ser um obstáculo para sua equipe.
Ao considerar essas questões, é essencial que gerentes de TI trabalhem em prol de um setor cada vez mais eficiente. Quer descobrir como fazer isso? Veja a seguir algumas dicas para otimizar processos de TI na sua empresa!
1. Defina o escopo das tarefas
O gestor deve determinar o escopo das equipes a fim de que não fiquem sobrecarregadas com muitas tarefas. Ter um direcionamento claro permite que todos trabalhem com mais eficiência e alinhados com o mesmo objetivo.
Para definir um escopo claro e objetivo, deve ser feito um levantamento das necessidades da empresa, além de avaliar o perfil da equipe para criar métodos apropriados com os pontos fortes de cada um. Assim, evita que sejam passadas tarefas que saiam das atribuições ou mesmo que haja o acúmulo de funções.
Sabendo o que será feito dá para avaliar de forma certeira os pontos de melhoria e onde a tecnologia pode ser adotada. Dessa forma, é possível otimizar processos de TI com eficiência e economia de recursos.
2. Desenvolva o perfil de um bom gestor de TI
Um bom gestor precisa de algumas habilidades, como o conhecimento técnico, boa comunicação, entender do ramo de negócio e conhecer os métodos da empresa onde está inserido. Além, é claro, de possuir um perfil inovador e talento para boa gestão de pessoas.
Geralmente, os gestores tendem a negligenciar o conhecimento técnico e buscar desenvolver somente as outras habilidades listadas, o que é um grave problema. Quem trabalha na liderança da área precisa dar atenção aos métodos e conhecê-los profundamente, além de fornecer feedback constante a fim de garantir o desenvolvimento contínuo e melhorias.
Tendo esse conhecimento, o gestor será capaz de orientar cada integrante da equipe de forma estratégica. Dessa forma, é possível continuar o trabalho ainda que um membro importante do time não esteja presente.
3. Utilize indicadores de desempenho
Os dados gerados pelas atividades de uma empresa permitem que os gestores avaliem a eficácia das estratégias, além de criar uma base para sustentar planejamentos de novas ações ou continuar com as que deram certo.
Por isso, é preciso definir as métricas de desempenho que serão usadas para acompanhar a performance do negócio. Dessa forma, será possível ter uma visão mais estratégica e precisa do funcionamento da empresa. Parte da tarefa de otimizar os processos de TI passa por entender o desempenho de todo o trabalho.
Esse tipo de métrica também é conhecida como KPI, do inglês Key Performance Indicator, e são capazes de medir as mais diversas atividades. Entre elas estão o próprio trabalho da equipe, os resultados de algum projeto ou funcionamento de máquinas e outros tipos de tecnologia. Definir as métricas corretas a serem acompanhadas é um trabalho de análise do gestor da área.
4. Terceirize serviços de TI
A terceirização é uma ótima forma de trazer robustez para o setor de TI sem prejudicar o orçamento. Essa é uma saída para quando as equipes ainda são enxutas e não conseguem absorver a complexidade demandada pelo negócio.
Os fornecedores podem atuar na prestação de serviços especializados enquanto o time está focado em outras demandas. Dessa forma, é possível garantir resultados mais rápidos e sem depender de uma curva de aprendizado para absorver novas tarefas.
Terceirizar ainda pode ser uma opção em caso de demandas pontuais. Esse tipo de tarefa é comum e dá para se planejar com antecedência na definição do escopo da equipe, como vimos anteriormente. Por exemplo, os terceirizados podem atuar na implementação de uma tecnologia enquanto a equipe interna fica responsável por sua manutenção.
5. Mantenha a área em constante atualização
Otimizar processos de TI deve ser algo constante dentro de uma empresa. Os dados coletados de cada ação devem ser o ponto de partida para a elaboração das estratégias seguintes. Com o avanço da tecnologia, é necessário se manter atualizado e entender como cada novidade pode ser ou não aplicada dentro da empresa.
Testar é sempre uma boa pedida antes de descartar uma opção. Nem sempre isso é algo custoso ou vai prejudicar a operação da área. São nesses momentos em que é possível identificar erros ou adequações necessárias antes que a implementação como um todo seja concluída. Afinal, ajustar algo menor leva menos tempo e gastos extras.
A etapa de testes pode até mesmo ser automatizada, o que traz ainda mais economias. Assim a equipe consegue usar esse tempo para cuidar de outras tarefas.
Qual o momento ideal para otimizar processos de TI?
Implementar mudanças extensas no funcionamento de uma equipe, ou mesmo em toda empresa, não é uma decisão tomada da noite para o dia. Tais movimentos devem ser feitos de olho nos objetivos futuros de negócio, além de uma análise prévia. Isso porque algo desse tipo demanda recursos que precisam ser avaliados se a empresa tem condições de investir no momento.
Um outro indicativo pode ser a queda nas entregas e performance na empresa. Como a infraestrutura criada pelo time de TI tem um amplo impacto, é preciso olhar também para fora da área. Assim, compreendemos com ainda mais clareza o que pode ser otimizado.
Como vimos neste texto, otimizar processos de TI é fundamental para que uma empresa continue operando de forma dinâmica e otimizada, além de permitir que ocorra um crescimento a médio e longo prazo, sem comprometer as equipes internas. Seguindo as dicas que trouxemos, será possível dar os primeiros passos no desenvolvimento e melhoramento da área.
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