Segurança

6 simples passos para evitar perda de dados no RH

Evitar Perda de Dados
Escrito por HD Store

Com as novas tecnologias, as empresas passaram a contar com uma grande riqueza de recursos para lidar com as informações. Mas com isso, elas também tiveram que redobrar os cuidados, pois deixar arquivos vulneráveis traz muitos riscos ao negócio. Para o departamento pessoal, isso é ainda mais arriscado, pois esse setor possui muitos registros cruciais ligados aos colaboradores.

Assim, é preciso que a equipe adote um conjunto de políticas para manter a segurança dos documentos do RH. Dessa forma, é possível aproveitar os benefícios dos dispositivos tecnológicos e manter os registros dos recursos humanos protegidos contra ataques, perdas e invasões ao sistema.

Quer aprender estratégias para evitar perda de dados no RH? Então confira nosso post e saiba mais!

1. Use a tecnologia para evitar perda de dados no RH

A tecnologia proporciona cada vez mais recursos muito funcionais para facilitar o armazenamento de dados no RH. Essas ferramentas são bastante efetivas e permitem que um grande volume de registros seja guardado com segurança.

Certamente sua empresa já adota diversos tipos de recursos tecnológicos, mas esse mercado está em constante transformação. Rapidamente são lançados novos dispositivos que trazem mais segurança para a gestão da informação. Por isso, acompanhe as mudanças nesse importante mercado e não deixe de buscar conhecer as ferramentas que são lançadas.

Assim como as funcionalidades tecnológicas avançam, os problemas que podem afetá-las também evoluem. Mas tendo recursos modernos e inovadores, você evita problemas de armazenamento de dados nos seus softwares e dispositivos.

2. Invista em medidas preventivas

Quando se trata de qualquer informação sobre a empresa, é importante realizar medidas preventivas. Com essa atitude, você evita que danos ocorram, se preparando com a devida antecedência. Políticas de remediação podem custar muito caro e nada garante que você não tenha perdas, mesmo que você tome todas as providências necessárias no caso de alguma urgência.

Assim, uma boa estratégia é antecipar dificuldades que podem ocorrer. Nesse contexto, é necessário alinhar a segurança aos processos já existentes, respeitando os procedimentos típicos, os princípios e os valores da empresa.

Além disso, preparar a equipe é fundamental, alertando-a sobre o risco do uso de recursos não legalizados, como softwares ou sites suspeitos, oferecendo treinamentos para o uso de ferramentas virtuais e monitorando a realização das atividades.

Ter um conjunto de procedimentos operacionais já elaborados para casos de urgência também é uma estratégia necessária. Quando ocorre algum imprevisto com os dados, o tempo de ação da equipe pode ser decisivo para definir o nível de dano. Se os processos já estão preparados, a equipe pode seguir esses protocolos e ter uma resposta mais rápida e efetiva.

3. Organize seus dados

O volume de informação gerido em uma empresa é muito elevado. Muitas vezes os dados são perdidos não por problemas no sistema operacional ou por algo grave, mas, sim, devido à desorganização.

O RH corre muito risco de cometer esse tipo de erro, pois cuida de uma quantidade enorme de processos variados, como folha de pagamento, recrutamento e seleção, gestão de benefícios, entre outros.

Deixar os documentos catalogados com critério e organizados de forma coerente beneficia todo o departamento pessoal, pois permite que o cotidiano de trabalho seja otimizado. Será muito mais fácil encontrar a informação, o que agiliza a realização das atividades e traz mais qualidade para os processos.

4. Fique atento à comunicação interna

Um processo-chave para o bom desempenho da empresa no mercado é a comunicação interna. A troca de informações dentro da organização permite que os profissionais estejam conscientes do que acontece na organização. Assim, eles podem se empenhar e mobilizar esforços para cooperar com a empresa, tendo posturas mais conscientes.

Quando a comunicação não é efetiva, as perdas de registros são frequentes, o que prejudica todos os outros processos de forma encadeada. Isso pode gerar efeitos desastrosos e prejudicar a imagem do negócio no mercado. Investir em uma boa comunicação possibilita que haja um manejo positivo dos dados, evitando perdas e imprevistos.

5. Melhore a gestão e os processos continuamente

Melhorar a gestão dos processos no RH é importante para evitar a perda de dados. Dessa forma, é possível planejar melhor e realizar várias ações para manter a segurança dos processos.

Essas melhorias devem ser contínuas. Se o RH promove ações para se desenvolver apenas de forma eventual, ele se estagna em processos arcaicos. Um benefício trazido por algum tipo inovação não vai durar muito tempo, será apenas um fenômeno pontual.

Mas se a gestão está em constante melhoria, é possível colher frutos dessas medidas ao longo do tempo. Para isso, é importante investir em recursos tecnológicos novos, cursos de aperfeiçoamento e ferramentas inovadoras para a gestão de tarefas. Isso melhora a qualidade do trabalho e fortalece o desempenho da equipe, que poderá contar com uma estrutura de RH mais sólida.

6. Faça backups regularmente

Fazer cópias de segurança dos documentos é um processo de segurança básico. Afinal, inúmeros problemas podem ocasionar a perda de dados no computador. Alguma peça pode ser danificada, um vírus pode atacar a máquina, algum problema externo, como uma queda de energia na região, por exemplo, pode fazer com que os registros sejam perdidos.

O backup é uma medida estratégica básica para evitar esses problemas. Assim, os imprevistos podem ocorrer, mas você tem um recurso que mantém suas informações seguras.

O ideal é fazer as cópias de segurança regularmente. Ter períodos definidos para essa prática é uma ótima estratégia, sendo que é muito útil diversificar os canais onde você coloca as cópias, como pendrives, HDs externos, nuvem. É importante também conduzir esse processo de forma organizada e sistemática.

Você pode investir em programas que fazem backup automaticamente, em horários fixos. Assim, sua equipe não precisa ter essa preocupação e vocês mantêm os registros em segurança.

Quando os dados são perdidos, é preciso enfrentar uma série de dificuldades, como o resgate deles, o conserto de máquinas, o prejuízo à imagem do negócio, entre outras. Assim, evitar esse problema é fundamental para manter o bom desempenho da organização no mercado.

Para isso, é necessário que você procure utilizar tecnologias, pois elas garantem uma armazenagem mais efetiva dos documentos. Organizar bem essas informações também permite que você possa localizar e manusear melhor os registros. Além disso, é fundamental promover uma boa comunicação interna na corporação, investir em melhorias contínuas na área, realizar backups regularmente e investir em prevenção.

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